SEHAPDKS

Akıllı Personel Devam Kontrol ve İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi

SEHAPDKS, işletmelerin personel giriş-çıkış hareketlerinden vardiya ve puantaj hesaplamalarına, izin yönetiminden fazla mesaiye, bordrodan insan kaynakları süreçlerine kadar ihtiyaç duyduğu işlemleri tek merkezden yönetebilmesi için geliştirilmiş kapsamlı bir Personel Devam Kontrol Sistemi (PDKS) çözümüdür.

Sadece personelin hangi saatte işe geldiğini ve çıktığını kaydeden klasik bir PDKS yazılımı değildir. SEHAPDKS; cihazlardan alınan gerçek hareketleri personel, vardiya, çalışma takvimi ve izin bilgileriyle birleştirerek işletmenin çalışma düzenini anlamlandıran bütünleşik bir yönetim platformudur.

Web tabanlı mimarisi sayesinde yetkili kullanıcılar sisteme internet veya kurum ağı üzerinden erişebilir; şirket içinde çalışan SehaPdksServis ise personel takip cihazlarıyla güvenli biçimde haberleşerek cihaz hareketlerinin merkezi SEHAPDKS veritabanına aktarılmasını sağlar.

Personel Takibinden Çok Daha Fazlası

SEHAPDKS'in merkezinde personel bulunur.

Personel kartlarında temel kimlik ve iletişim bilgilerinin yanı sıra departman, görev, vardiya, sicil numarası, cihaz kullanıcı numarası, kart numarası, işe giriş tarihi, çalışma durumu ve PDKS işlemlerinde ihtiyaç duyulan diğer bilgiler yönetilebilir.

Sistem personelin yalnızca bugünkü durumunu değil, geçmiş çalışma hareketlerini de kayıt altında tutar.

Bu sayede;

• işe giriş ve çıkışlar,
• geç kalmalar,
• erken çıkışlar,
• eksik hareketler,
• çalışma süreleri,
• molalar,
• fazla mesailer,
• izinler,
• yıllık izin hakları,
• puantajlar,
• bordro bilgileri

birbiriyle ilişkili şekilde yönetilebilir.

ZKTeco Cihaz Entegrasyonu

SEHAPDKS, işletmelerde kullanılan uyumlu ZKTeco personel takip cihazlarıyla entegre çalışabilecek şekilde geliştirilmiştir.

Personel ve kart bilgileri cihazlarla eşleştirilebilir; cihazlardan alınan giriş-çıkış hareketleri SEHAPDKS içerisinde işlenerek gerçek personel hareketlerine dönüştürülebilir.

Sistem yalnızca hareketi almakla yetinmez.

Gelen cihaz kaydındaki kullanıcı ve kart bilgileri personel kayıtlarıyla ilişkilendirilerek hareketin hangi personele ait olduğu belirlenir. Ham cihaz hareketleri ayrıca saklandığı için gerektiğinde yetkili kullanıcı tarafından incelenebilir, düzeltilebilir ve yönetilebilir.

Bu yapı cihazdan gelen veri ile hesaplanan PDKS verisinin birbirinden ayrılmasını sağlayarak daha kontrollü ve izlenebilir bir sistem oluşturur.

SehaPdksServis ile Güvenli Şirket İçi Cihaz İletişimi

Web tabanlı PDKS sistemlerinde en önemli problemlerden biri, internette çalışan uygulamanın şirket içerisindeki yerel ağda bulunan personel takip cihazlarına nasıl ulaşacağıdır.

SEHAPDKS bu problemi SehaPdksServis mimarisiyle çözer.

SehaPdksServis, işletmenin kendi ağı içerisinde çalışan özel bir servis uygulamasıdır.

Personel takip cihazlarıyla yerel ağ üzerinden doğrudan haberleşir ve gerekli bilgileri merkezi SEHAPDKS veritabanıyla senkronize eder.

Bu sayede personel takip cihazlarının doğrudan internete açılması veya web sunucusunun şirket içindeki cihazlara doğrudan erişmesi gerekmez.

Direct SQL / Service V2 Mimarisi

Yeni nesil Service V2 yapısında SehaPdksServis, yetkilendirildiği SEHAPDKS veritabanıyla doğrudan haberleşir.

Mimari temel olarak:

ZKTeco Cihazları ↔ SehaPdksServis ↔ SEHAPDKS Veritabanı ↔ SEHAPDKS Web Uygulaması

şeklinde çalışır.

Cihaz iletişimini servis, yönetim ve raporlamayı ise SEHAPDKS gerçekleştirir.

Bu mimari özellikle farklı bir lokasyondaki web sunucusunda çalışan PDKS sistemleri için önemli bir avantaj sağlar.

LOCAL ve WEB Çalışma Seçenekleri

Her işletmenin altyapısı aynı değildir.

Bu nedenle SEHAPDKS farklı kurulum modellerini destekleyecek şekilde tasarlanmıştır.

LOCAL / Şirket İçi Sunucu kullanımında SEHAPDKS ve cihazlar aynı kurum ağı içerisinde çalışabilir. Sistem cihazlarla doğrudan haberleşerek klasik şirket içi PDKS yapısı şeklinde kullanılabilir.

WEB / İnternet Sunucusu kullanımında ise merkezi SEHAPDKS uygulaması web sunucusunda çalışırken cihaz iletişimini şirket içerisindeki SehaPdksServis gerçekleştirir.

Böylece şubelerden veya farklı lokasyonlardan gelen personel verileri merkezi bir sistem altında toplanabilir.

Akıllı Vardiya ve Gün Aşan Çalışma Yönetimi

Gerçek işletmelerde çalışma saatleri her zaman aynı takvim günü içerisinde başlayıp bitmez.

SEHAPDKS vardiyaları yalnızca tarih değişimine bakarak değerlendirmek yerine vardiya oturumu mantığıyla ele alabilecek şekilde tasarlanmıştır.

Örneğin;

20:00 giriş → ertesi gün 08:00 çıkış

tek bir çalışma vardiyasıdır.

Aynı şekilde gece 00:00'da başlayan vardiyaya personelin 23:30'da erken gelmesi veya 00:00'da biten vardiyadan 00:20'de çıkması gibi gerçek çalışma senaryoları da vardiya ilişkisi içerisinde değerlendirilebilir.

Böylece sistem;

erken giriş + normal çalışma + geç çıkış + fazla çalışma

sürelerini birbirinden ayırabilecek altyapıya sahiptir.

Ay değişimlerinde dahi vardiya bütünlüğü korunur. Örneğin 31 Ağustos akşamı başlayan ve 1 Eylül sabahı tamamlanan çalışma, ilgili vardiya günü üzerinden değerlendirilebilir.

Puantaj Yönetimi

SEHAPDKS cihaz hareketlerini doğrudan bir tablo halinde göstermek yerine bu hareketlerden anlamlı çalışma sonuçları üretir.

Personelin vardiyası, giriş ve çıkışları, çalışma süresi, mola bilgileri, izinleri ve fazla mesaileri birlikte değerlendirilerek puantaj oluşturulur.

Yetkili kullanıcılar personelin çalışma durumlarını kontrol edebilir ve dönemsel puantaj sonuçlarına ulaşabilir.

Bu sayede bordroya esas olacak çalışma bilgilerinin oluşturulmasında PDKS kayıtlarından yararlanılabilir.

İzin ve Yıllık İzin Yönetimi

Personel izin süreçleri SEHAPDKS içerisinde merkezi olarak yönetilebilir.

Personeller izin talebinde bulunabilir; yetkili yöneticiler talepleri inceleyerek onaylayabilir veya reddedebilir.

Yıllık izin tarafında ise sistem personelin işe giriş tarihini ve kıdemini dikkate alarak hak ediş ve bakiye hesaplamaları gerçekleştirebilir.

Personel kartında;

toplam hak edilen izin, kullanılan izin ve kalan yıllık izin bakiyesi

görülebilir.

Tüm personelin yıllık izin haklarının toplu olarak yeniden hesaplanabilmesi sayesinde geçmiş yıllardan gelen personeller de sistem içerisinde doğru şekilde değerlendirilebilir.

Fazla Mesai Yönetimi

SEHAPDKS yalnızca normal çalışma süresini değil, vardiya dışındaki çalışma sürelerini de değerlendirebilir.

Planlanan vardiyadan önce başlayan veya vardiya bitiminden sonra devam eden çalışmalar, tanımlanan kurallar doğrultusunda fazla mesai hesaplamalarında kullanılabilir.

Personel fazla mesai talepleri ve gerçekleşen çalışma hareketleri birlikte yönetilebilir.

Bu sayede işletme, fazla mesaiyi yalnızca manuel bildirimlere değil gerçek PDKS hareketlerine dayanarak da kontrol edebilir.

Mola Takibi

Personelin çalışma günü içerisindeki mola hareketleri ayrıca takip edilebilir.

Mola başlangıç ve bitişleri üzerinden;

toplam mola süresi, açık mola, mola süresi aşımı ve personel bazlı mola hareketleri

raporlanabilir.

Bu bilgiler hem günlük operasyonun izlenmesinde hem de çalışma sürelerinin daha doğru değerlendirilmesinde kullanılabilir.

Bordro Hazırlama

SEHAPDKS'in oluşturduğu çalışma verileri bordro hazırlama sürecinde de kullanılabilir.

Personelin çalışma günü, fazla mesaisi, izinleri ve diğer PDKS sonuçları bordro hesaplamalarının temelini oluşturur.

Personel kartındaki ücret ve bordroya ilişkin bilgilerle birlikte dönemsel bordrolar hazırlanabilir ve detaylı olarak incelenebilir.

Böylece cihaz hareketinden puantaja, puantajdan bordroya uzanan bütünleşik bir süreç elde edilir.

İnsan Kaynakları Yönetimi

SEHAPDKS yalnızca PDKS işlemleriyle sınırlı değildir.

Personel yönetimi kapsamında işletmenin insan kaynakları süreçlerinde ihtiyaç duyabileceği birçok modül aynı platform altında toplanmıştır.

Personel belgeleri, zimmetler, eğitimler, performans değerlendirmeleri, personel talepleri, organizasyon yapısı, departmanlar, görevler, taşeronlar ve diğer tanımlamalar merkezi olarak yönetilebilir.

Deneme süresi veya belirli kıdem dönemlerine yaklaşan personeller gibi bilgiler raporlanarak insan kaynakları departmanının süreçleri daha yakından takip etmesine yardımcı olunur.

Personel Portalı

SEHAPDKS'te yalnızca yöneticiler değil personeller de sisteme dahil olabilir.

Personel kendi hesabıyla giriş yaparak yetkileri dahilinde;

kendi giriş-çıkışlarını, puantajını, izinlerini, yıllık izin bakiyesini, fazla mesai bilgilerini ve taleplerini görüntüleyebilir.

İzin ve diğer personel taleplerini sistem üzerinden iletebilir.

Bu yapı insan kaynakları departmanı ile çalışanlar arasındaki manuel işlem yükünün azaltılmasına yardımcı olur.

Mesajlaşma ve İç İletişim Merkezi

SEHAPDKS içerisinde kurum içi iletişimi destekleyen mesajlaşma altyapısı da bulunur.

Kullanıcılar sistem içerisinde mesajlaşabilir; yeni mesajlar sayfa yenilemeye ihtiyaç duyulmadan görüntülenebilir.

Online kullanıcı durumu ve mesajın gerçekten görüntülenmesine bağlı okundu bilgisi gibi özelliklerle klasik bildirim sisteminden daha gelişmiş bir iç iletişim deneyimi sunulur.

Yönetici Dashboard

Sisteme giriş yapan yetkilileri işletmenin mevcut durumunu özetleyen kapsamlı bir Dashboard karşılar.

Personel devam durumu, izinli personeller, yaklaşan izinler, bekleyen personel talepleri, çalışma eğilimleri ve diğer önemli bilgiler tek ekrandan takip edilebilir.

Amaç yalnızca veri göstermek değil, yöneticinin dikkat etmesi gereken durumları mümkün olduğunca hızlı fark edebilmesini sağlamaktır.

Gelişmiş Raporlama

SEHAPDKS içerisinde toplanan veriler farklı yönetim ihtiyaçları için raporlanabilir.

Giriş-çıkış hareketleri, geç kalanlar, erken çıkanlar, izinli personeller, yaklaşan izinler, mola hareketleri, fazla mesailer, yıllık izin bakiyeleri, kıdem ve personel durumları gibi birçok bilgi rapor ekranlarından incelenebilir.

Uygun raporlarda yazdırma ve Excel aktarım seçenekleriyle veriler işletme içerisinde ayrıca değerlendirilebilir.

Modüler ve Lisanslanabilir Yapı

Her işletmenin ihtiyacı aynı olmadığı için SEHAPDKS modüler bir mimari üzerine kurulmuştur.

İşletmenin kullanacağı modüller lisans kapsamında ayrı ayrı yönetilebilir. Böylece küçük bir işletme ihtiyaç duyduğu temel PDKS özellikleriyle başlayabilirken daha kapsamlı insan kaynakları süreçlerine ihtiyaç duyan kuruluşlar ek modülleri kullanabilir.

Bu yaklaşım SEHAPDKS'i farklı büyüklükteki işletmelere uyarlanabilir hale getirir.

Veri Bütünlüğü ve İzlenebilirlik

PDKS sistemlerinde yalnızca doğru hesaplama değil, bir kaydın nereden geldiğinin ve nasıl işlendiğinin izlenebilmesi de önemlidir.

SEHAPDKS bu nedenle ham cihaz hareketleri ile işlenmiş personel hareketlerini birbirinden ayırır.

Yetkili kullanıcılar gerektiğinde ham hareketleri inceleyebilir, personelle eşleştirebilir ve kontrollü düzeltmeler gerçekleştirebilir.

Sistem işlem günlükleri ve denetim kayıtları sayesinde kritik işlemlerin izlenebilir olması hedeflenir.

Otomatik Veritabanı Güncelleme Altyapısı

SEHAPDKS yeni sürümlerde ihtiyaç duyulan veritabanı değişikliklerini otomatik migration altyapısıyla yönetir.

Yeni tablo, alan, indeks ve gerekli sistem verileri uygulama sürümüne bağlı olarak kontrol edilerek oluşturulabilir.

Bu yaklaşım özellikle sistemi uzun süre kullanan işletmelerde yeni sürümlere geçişin daha kontrollü yapılmasını sağlar.

Tek Sistem, Bütünleşik Personel Yönetimi

SEHAPDKS'in temel amacı birbirinden bağımsız birçok ekran oluşturmak değil, personelin çalışma yaşamına ilişkin süreçleri birbirine bağlamaktır.

Personel → Cihaz → Kart Hareketi → Vardiya → Giriş/Çıkış → Mola → Fazla Mesai → İzin → Puantaj → Bordro → Raporlama

zinciri aynı sistem içerisinde yönetilebilir.

SehaPdksServis ile birlikte kullanıldığında ise fiziksel cihaz altyapısı ile web tabanlı yönetim sistemi arasında güvenli ve sürdürülebilir bir köprü oluşturulur.

SEHAPDKS ile personel hareketlerini sadece kaydetmeyin, yönetin.

Modern PDKS • Vardiya Yönetimi • Puantaj • İzin • Fazla Mesai • Bordro • İnsan Kaynakları • ZKTeco Entegrasyonu • SehaPdksServis • Web ve Local Çalışma Desteği